La reuniune au fost reprezentate toate cele patru zone ale căror CES-uri alcătuiesc CA, și anume: Africa, Europa, Eurasia/Orientul Mijlociu, America Latină și Caraibe și a fost întrunit cvorumul pentru adoptarea deciziilor. CES-ul român a fost reprezentat de Eugenia Ștefănescu, directoarea Direcției Relații Internaționale și Relații Publice, și Anca Simitopol, expert Relații Internaționale.

Acest CA extraordinar a fost convocat de președinția AICESIS în conformitate cu articolul 9.1, paragraful 2 din Statutul Asociației ca urmare a apariției a două poziții vacante.

Dat fiind că CES din Guatemala s-a retras din poziția ocupată în cadrul CA din partea zonei America Latină și Caraibe, s-a propus ca CES din Saint-Martin să preia poziția vacantă. În același timp, doamna Miloushka Sboui-Racamy, consilier principal în cadrul CES Curaçao, a fost recomandată pentru funcția de secretar general adjunct pentru această regiune. Deciziile vor fi ratificate în cadrul unei ședințe a Adunării Generale, care va fi convocată în conformitate cu dispozițiile articolului 6.2 din Statutul Asociației.

Având în vedere imposibilitatea CES-ului din Guatemala de a găzdui următoarea reuniune a Consiliului de Administrație, Consiliul Economic, Social, de Mediu și Cultural (CESEC) din Coasta de Fildeș s-a oferit să găzduiască evenimentul. Membrii CA și-au exprimat recunoștința pentru acest gest de solidaritate și ospitalitate. În ceea ce privește data reuniunii, propunerile vor fi înaintate Consiliului de Administrație de către președinte pentru aprobare – în strânsă colaborare cu CES din Coasta de Fildeș și cu secretarul general al Asociației –, intenția fiind ca evenimentul să fie organizat până în iunie 2024.